Що таке товарний облік?

Товарний облік — це система ведення записів про всі операції, пов'язані з рухом товарів: придбання, зберігання, продаж та інші операції. Для ФОП, особливо тих, хто займається роздрібною або оптовою торгівлею, це обов'язкова процедура, що дозволяє контролювати наявність товарів, облік витрат і прибутку, а також відповідність товарно-матеріальних цінностей.

Як відбувається товарний облік?

Ведення приходу товарів: При закупівлі товару потрібно фіксувати його прихід на склад або до точки продажу. Це робиться за допомогою накладних, актів приймання або інших документів, що підтверджують отримання товару.

Оперативний облік продажів: Кожна операція продажу фіксується, що дозволяє контролювати залишки товару і його рух. Це може відбуватися вручну або автоматизовано через спеціальні програми.

Інвентаризація товарів: Регулярне звіряння фактичних залишків товару зі складськими документами для виявлення можливих розбіжностей.

Облік залишків: Система обліку відслідковує, скільки товару є на складі в будь-який момент, що дозволяє планувати закупівлі та поповнення запасів.

Які документи потрібні для ведення товарного обліку ФОП?

• опис залишку товарів на початок обліку 
• накладні 
• транспортні документи 
• митні декларації 
• акти закупки 
• фіскальні чеки 
• товарні чеки

Документи, які підтверджують облік та походження товарів 

• інші документи, що містять реквізити, які дозволяють:
• ідентифікувати постачальника та отримувача товару 
  (найменування СГ, РНОКПП або дані паспорта (для 
  фізосіб) або ЄДРПОУ (для юросіб), 
• дату проведення операції
• найменування
• кількість та вартість товару

До первинних документів також відносяться:

• документи, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби
• документи на внутрішнє переміщення товарів (є невід'ємною частиною обліку товарів згідно з п.1 розд. ІІ Порядку №496)

!!! Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації (це важно мати на увазі у разі перевірки).

Загальні форми вимоги до форми обліку товарів 
Форма обліку має містити зазначені в довільному порядку дані ФОП: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки ФОП або серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті, податкова адреса, назва та адреса місця продажу (господарського об'єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік. Для паперової форми обліку зазначені дані мають міститися на титульному аркуші (п.2 розд.II Порядку № 496)

Надходження товарів: перший запис

Опис залишку товарів на початок обліку – це первинний документ, який складається в довільній формі та має містити інформацію про товари, наявні у ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів:
• найменування;
• кількість (із зазначенням одиниці виміру);
• вартість, яку ФОП визначає самостійно.
п. 2 розд. І Порядку № 496

На яку дату вносити запис до Форми обліку?
26.11.21 р. (на початок дня) – день набрання чинності Порядком № 496, або на іншу дату для ФОПів, у яких такий обов'язок виникне пізніше. Якщо залишків немає –відповідний запис не робиться.

Як визначити вартість товарів?
• За первинними документами на товар (якщо вони є)
• За ринковою закупівельною вартіст

!!! Якщо ФОП реалізує всі товари через РРО або ПРРО, то у формі обліку будуть тільки записи про придбання товарів.

Документи на місці обліку коли завітала до вас податкова перевірука

СГ зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті) (Абз.12 ст.3 Закону № 265) Форма обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, надаються посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки.

У разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред'явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби). Такі документи надаються особисто ФОП або особою, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об'єкті) такої ФОП (п.11 розд. II Порядку №496).

Які документи на товар мають бути в кожному місці продажу і мають зберігатися до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах (п.10 розд. ІІ Порядку № 496):

Відповідальність

п. 12 ст. 3 Закону № 265
• Дозволено продавати тільки ті товари, які відображені в обліку товарних запасів.
• Зобов’язує пред’являти податківцям під час перевірки документи, що підтверджують облік і походження тих товарів, які на момент перевірки знаходяться в місці продажу.

п. 9 розд. ІІ Порядку № 496:
Заборонено продавати товари, якщо в місцях продажу (у господарських об’єктах):
• первинні документи на цей товар є, а запису у Формі обліку немає;
• запис про документ в Формі обліку є, а самого первинного документу на цей товар немає;
• немає ані первинного документа на цей товар, ані запису про цей документ у Формі обліку.

Штраф за порушення правил обліку товарів = подвійна вартість товарів, не врахованих у встановленому порядку за цінами реалізації, але не нижче 170 грн (ст. 20 Закону № 265).

Нормативні документи

Закон № 265 – Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.
2. Порядок № 496 – Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб -підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 р. № 496.
3. Перелік № 1336 – Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений Постановою КМУ від 23.08.2000 № 1336

Що буде, якщо не вести товарний облік?

Штрафи та санкції: Відсутність товарного обліку може призвести до штрафів з боку податкових органів або органів контролю. Закон вимагає чіткого обліку товарів для контролю податкових зобов'язань.

Фінансові втрати: Без належного обліку можна втратити контроль над витратами та доходами, що призводить до фінансових втрат та неефективного управління запасами.

Втрати товару: Без інвентаризації та контролю товарних залишків існує ризик втрат або розкрадань, які можуть залишитися непоміченими.

Проблеми з контролюючими органами: Під час перевірок податкові та інші контролюючі органи можуть вимагати надати документи, що підтверджують рух товару. Відсутність таких документів може призвести до конфіскації товару або інших санкцій.

Чому варто замовити послугу товарного обліку у BUHSOFT.info?

Автоматизація обліку: Ми допоможемо організувати товарний облік за допомогою сучасних програмних рішень, що дозволяють легко контролювати товарні запаси.
Точність та контроль: Спеціалісти BUHSOFT.info  забезпечать правильне ведення всіх документів, щоб ви могли бути впевнені в точності вашого обліку.
Економія часу: Ви більше не витрачатимете час на складні розрахунки та контроль залишків — ми все зробимо за вас.
Захист від штрафів: Завдяки нашому професійному підходу ви уникнете проблем із податковими органами та можливих санкцій.

Замовте послугу товарного обліку у BUHSOFT.info  та забудьте про проблеми з контролем товарних запасів! Наші фахівці допоможуть вам вести бізнес ефективно, уникнути помилок та зосередитися на розвитку своєї справи.

**Ціна формується від кількості роботи.