Наказ – правовий акт, виданий керівником підприємства, з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед підприємством. В контексті кадрових питань, наказ використовується для прийняття працівників, звільнення, переведення, надання відпустки, призначення додаткових винагород. Це офіційний документ, який є обов'язковим для виконання.

Розпорядження – правовий акт, що видається керівником підприємства здебільшого з оперативних питань повсякденної виробничо-господарської та адміністративної роботи. Іншими словами - це документ, який містить вказівки та рекомендації з певного питання. Використовується він для надання консультацій, рекомендацій чи зобов'язань.

Обидва документи належать до однієї групи - розпорядчої документації, спрямованої фіксувати рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру, проте мають відмінності за змістом та метою.

Приймаючи працівників на роботу, фізична особа — підприємець (далі — ФОП, підприємець) набуває статусу роботодавця (підпункт 14.1.222 Податкового кодексу України, частина перша статті 1 Закону України від 22 червня 2012 року № 5026-VI «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності»). В частині першій статті 1 Закону № 5026 говориться, що «Роботодавець — юридична особа (підприємство, установа, організація) або фізична особа — підприємець, яка в межах трудових відносин використовує працю фізичних осіб».

Фізичні особи — підприємці повинні виконувати вимоги, визначені Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП), у разі прийняття на роботу найманих працівників.

Трудовим договором є угода між працівником і фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, із підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю й угодою сторін.

Роботодавець має вести облік персоналу та оформити документи, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення.

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 24 КЗпП фізична особа — підприємець укладає трудовий договір із фізичною особою обов’язково в письмовій формі.

Згідно трудового законодавства підприємець повинен видати наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу, указавши дату початку роботи.

Цього вимагає частина третя статті 24 КЗпП, згідно з якою роботодавець не має права допускати працівника до роботи без надання Повідомлення про прийняття працівника на роботу до органу Державної фіскальної служби.

У формі Повідомлення передбачені графа 7 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та графа 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу», тобто без видання наказу про прийняття працівника на роботу фізичній особі — підприємцю не обійтися.

Тому, при оформленні працівника на роботу до ФОП обов’язковим є оформлення трудового договору в письмовій формі, видання наказу про прийняття на роботу.

Щодо обліку наказів та іншої кадрової документації

Наказ про прийняття на роботу є обов’язковим кадровим документом ФОП.

Наказ (розпорядження) оформлюють за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05 грудня 2008 року № 489. Можна оформлювати наказ за довільною формою, розробленою підприємцем самостійно.

Серед реєстраційних форм ФОП є обов’язкові, вести які вимагає законодавство, зокрема, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Вимоги Правил № 1000/5 поширюються на підприємства, установи, організації (далі — організація) всіх форм власності.

Обов’язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер). Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.

Реєстрація наказів залежно від видів та строків зберігання

Документи реєструються за групами залежно від виду, автора і змісту (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5). Окремо реєструються, зокрема, розпорядчі документи:

• з основних питань діяльності;
• з адміністративно-господарських питань;
• з кадрових питань (особового складу).

У межах групи кадрові розпорядчі документи також реєструють окремо — залежно від видів та строків зберігання.

Строки зберігання документів визначають за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Відповідно до статті 16 Переліку № 578/5 вирізняють такі строки зберігання розпорядчих документів:

• постійний (довічний);
• до ліквідації організації;
• тривалий — 75 років;
• тимчасовий — 5 років.

Відповідно до статті 16 Переліку № 578/5 визначаємо конкретні строки зберігання розпорядчих документів залежно від їх виду та змісту.

• для наказів з адміністративно-господарських питань — «аг» (наказ № 52-аг);
• для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 р.) — «к/тр» (наказ № 10-к/тр);
• для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 р.) — «к/тм» (наказ № 80-к/тм).

Відповідно до цього накази будуть реєструватися в різних журналах, мати власну нумерацію і різнитися літерними індексами.

До наказів з адміністративно-господарських питань відносять накази, що містять рішення з оперативного, організаційного, адміністративного, господарського характеру з досить обмеженими (конкретними) строками виконання. Тобто, коли ці рішення актуальні лише на визначений період, обмежений у часі.

До таких наказів відносять накази про:

• затвердження складу різних комісій, робочих груп (наприклад, склад комісії з перевірки готовності приміщень);
• проведення щорічної інвентаризації в організації; ФОП;
• призначення відповідальних за проведення окремих заходів під час конкретного року, роботу кабінетів тощо;
• порядок заміни працівників;
• тимчасове припинення навчання у зв’язку з неблагополучною епідемічною ситуацією чи з інших поважних причин;
• організацію харчування на організації;
• проведення поточних ремонтних робіт у організації;
• проведення заходів щодо санітарного стану та благоустрою на території організацї;
• організацію охорони організації;
• придбання інвентарю, меблів, канцелярського приладдя;
• затвердження різного роду графіків (чергування тощо)

Такі накази зберігаються п’ять років. 

Рішення про віднесення конкретного наказу до наказів з основної діяльності чи до наказів з адміністративно-господарських питань приймайте виважено, враховуйте важливість наказу для висвітлення історії організації чи ФОП, усіх юридичних наслідків.

ОСНОВНЕ ПРО ЖУРНАЛИ РЕЄСТРАЦІЇ:

• Кожна група наказів з кадрових питань реєструється у відповідному журналі реєстрації наказів.

• Кількість журналів реєстрації повинна відповідати кількості справ з кадровими наказами, затверджених номенклатурою справ підприємства (наприклад: журнал реєстрації наказів з кадрових питань, журнал реєстрації наказів про надання щорічних відпусток, журнал реєстрації наказів про відрядження в межах України тощо).

• Журнал реєстрації наказів повинен бути оформлений належним чином: прошитий та пронумерований згідно з вимогами.

• Журнали реєстрації можна вести в електронному вигляді, проте в кінці року їх необхідно надрукувати, зшити, оформити першу титульну сторінку та зробити підсумковий запис.

• Вимога вести журнали реєстрації поширюється і на фізичних осіб-підприємців.

Перевіряємо, чи правильно згрупували накази у справи Базові тези: Накази з кадрових питань формують у різні справи відповідно до  вимог Правил № 1000/5 з урахуванням нормативно визначених строків зберігання (Перелік № 578/5).

Не формуйте в одну справи накази, що мають тривалий (75 р.) і тимчасовий (5 р.) строки зберігання (п. 6 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5).

Справа тривалого строку зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів або має бути не більше 40 мм завтовшки.

Справи з наказами тривалого строку зберігання включайте до опису справ із кадрових питань. + Для того щоб розрізняти групи наказів та правильно формувати їх у справи, реєстраційні номери доповніть літерними індексами (табл).

ОСНОВНЕ ПРО ЖУРНАЛИ РЕЄСТРАЦІЇ:

• Кожна група наказів з кадрових питань реєструється у відповідному журналі реєстрації наказів.

• Кількість журналів реєстрації повинна відповідати кількості справ з кадровими наказами, затверджених номенклатурою справ підприємства (наприклад: журнал реєстрації наказів з кадрових питань, журнал реєстрації наказів про надання щорічних відпусток, журнал реєстрації наказів про відрядження в межах України тощо).

• Журнал реєстрації наказів повинен бути оформлений належним чином: прошитий та пронумерований згідно з вимогами.

• Журнали реєстрації можна вести в електронному вигляді, проте в кінці року їх необхідно надрукувати, зшити, оформити першу титульну сторінку та зробити підсумковий запис.

Вимога вести журнали реєстрації поширюється і на фізичних осіб-підприємців

Доречно зазначити:

! Фізична особа-підприємець не укладає з собою трудовий договір, отже немає певної посади в організаційній структурі підприємства. Відповідно і накази ФОП підписує як «Фізична особа-підприємець – підпис, Ім'я ПРІЗВИЩЕ».

! Печатки підприємства не ставляться на оригінал наказу з кадрових питань. Печаткою завіряється тільки копія наказу, оформлена належним чином (із зазначенням грифу «згідно з оригіналом», посадою, підписом та прізвищем того, хто завіряє наказ).