Які кадрові документи мають бути у ФОП-ів?

Якщо у ФОПа є наймані працівники, то звісно його турбує питання оформлення кадрових документів. Повний склад кадрових документів, які мають бути у ФОП, визначити достатньо складно, оскільки це залежить від багатьох факторів: сфери діяльності, умов праці тощо. Але є документи, які підприємець повинен мати у будь-якому разі.

1. Трудовий договір -

Обов’язково має бути укладений у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Як зразок можна взяти форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 № 260.

Замінювати його іншими документами (наприклад, обмежуватися тільки розпорядженням (наказом) про прийняття на роботу замість складання трудового договору) не можна!

Наявність трудових договорів і повідомлень про прийняття працівників на роботу (за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413) насамперед перевіряють інспектори праці.

2. Трудова книжка -

ФОП вносить записи про прийняття на роботу і про звільнення з роботи до трудових книжок працівників відповідно до Інструкції № 58.

Але тільки в тому випадку, якщо для працівника це місце роботи (у ФОП) є основним. При цьому не важливо, є у працівника трудова книжка, чи він працевлаштовується вперше і трудової книжки в нього ще немає.

Зберігаються трудові книжки у самих працівників.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - Підприємці не ведуть, оскільки не зберігають у себе трудові книжки працівників. Працівники ФОП зберігають трудові книжки в себе вдома (п. 2.21-1 Інструкції № 58).

3. Правила внутрішнього трудового розпорядку -

Останнім часом Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП, які використовують працю найманих працівників, зобов’язані затверджувати Правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки в розумінні КЗпП є роботодавцями (див. Листи Мінсоцполітики від 28.12.2017 № 568/0/22-17/134, від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13).

Відповідно, краще так і діяти. Але якщо в ФОП не має Правил, то як варіант питання, для вирішення яких вони призначені, повинні бути врегульовані в письмовому трудовому договорі з працівником досить детально.

4. Штатний розпис -

Мінсоцполітики традиційно наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, у тому числі й у ФОП (див. Лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).

Дане питання остаточно не регульовано. Але якщо ви не любитель «розбирань» з контролерами, рекомендуємо його складати. Тим паче, що штатний розпис — документ для ФОП явно не зайвий. Якщо він є, в трудовому договорі можна не зазначати конкретний розмір зарплати працівника, а обмежитися формулюваннями такого змісту: «заробітна плата виплачується в розмірі не нижче мінімальної заробітної плати» або «оплата праці здійснюється згідно зі штатним розписом». Такий підхід дозволяє не складати додаткової угоди до трудового договору кожного разу при зміні розміру зарплати працівника.

Актуальність штатного розпису також підтверджується діючими правилами індексації зарплати, яка «танцює» від місяця підвищення тарифної ставки (окладу) за певною посадою.

Складають штатний розпис у довільній формі. Причому зверніть увагу: посади (професії) працівників у штатному розписі доцільно зазначати відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, а при встановленні розміру заробітної плати за кожною з посад враховувати кваліфікацію і складність виконуваної роботи .

5. Особова картка й особова справа працівника -

Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП повинні вести особові картки працівників (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).

Обґрунтування — п. 2.5 Інструкції № 58, згідно з яким з кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми № П-2.

Ця вимога поширюється в тому числі й на ФОП-роботодавців.

Особові справи працівників ФОП може вести за власним бажанням, наприклад, з метою систематизувати інформацію про працівників, адже від кожного працівника ФОП отримує копії паспорта і довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документів про освіту, документів, що підтверджують право на податкову соцпільгу тощо.

6. Посадові інструкції -

ФОП цілком можуть обійтися й без них. Головне — повідомити працівників про умови праці та трудові функції, роз’яснити їх права й обов’язки. Найкращий варіант — це, звичайно ж, прописати все безпосередньо в трудовому договорі.

7. Заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення, відпустку тощо -

Заява про прийняття на роботу, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), встановлення неповного робочого часу рекомендуємо зберігати.

Вони будуть підтвердженням того, що ініціатором зміни істотних умов праці виступав працівник.

Також рекомендуємо не нехтувати заявами працівників про відмову або про згоду на певні дії (наприклад, на переведення на роботу в умовах праці, що змінилися). Це дозволить уникнути можливих трудових спорів з працівниками.

Не зайвими будуть і заяви на звільнення, наприклад, якщо працівник звільняється за власним бажанням і повинен відпрацювати 2 тижні.

8. Розпорядження (накази) з основної діяльності -

Розпорядження (накази) з основної діяльності можуть видавати підприємці з питань виробничо-господарської діяльності, планування, реалізації продукції.

9. Розпорядження (накази) за особовим складом: про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення -

Однозначно необхідно видавати розпорядження (накази) про:

— прийняття на роботу. Це вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП — підкреслює Мінсоцполітики в листі від 12.12.2016 № 488/0/22-16;

— про відпустки. Це допоможе уникнути можливих непорозумінь з працівниками щодо відгуляних ними днів відпусток. Та й контролерам буде доказ того, що відпустки працівникам надавалися;

— про звільнення. У них разом з підставою і датою звільнення можна зафіксувати, наприклад, кількість днів відпустки, які підлягають компенсації при звільненні або відгуляні в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, необхідність виплати вихідної допомоги.

10. Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки -

Необхідно складати. Річ у тому, що в ч. 4 ст. 79 КЗпП зазначено, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома всіх працівників.

Там же прописаний обов’язок роботодавця повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні до її початку.

При перенесенні початку відпустки на іншу дату, що відрізняється від зазначеної в графіку, незайвими будуть заява працівника і наказ (розпорядження) ФОП про таке перенесення.

11. Акти, пояснювальні записки -

Будь-який форс-мажор протягом робочого дня краще зафіксувати. Наприклад, працівник прогулює роботу. За такий проступок підприємець має право його звільнити, але за умови, що документально було все правильно оформлено (є відповідний акт і письмові пояснення працівника про причину відсутності).

12. Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489)

Необхідно вести. Табель підтверджує, що підприємець веде облік:

— фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу); — годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо; — часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і неповажних (прогул) причин.

Якщо в працівників нестандартний режим роботи (наприклад, підсумований облік робочого часу), рекомендуємо також складати графіки змінності. Наявність графіків і табеля буде надійною доказовою базою в разі виникнення спорів з перевіряючими.

13. Зарплатні відомості -

Потрібні обов’язково.

Розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості потрібні підприємцеві для того, щоб підтвердити:

— розмір нарахованого доходу і правильність його нарахування, проведені утримань з нього;

— дотримання мінімальних гарантій в оплаті праці; — дотримання строків виплати, тощо.

Як оформити збільшення зарплати працівникам: кроки, які повинні виконати роботодавці.

Також дуже популярне питання серед підприємців: чи повинен ФОП зберігати кадрові документи безпосередньо в торговельній точці?

У чинному законодавстві вимог із цього приводу ви не знайдете. Але для швидкого підтвердження належного оформлення трудових відносин з найманими працівниками, можливе зберігати копії трудового договору та повідомлення про прийом на роботу в торговій точці.

Ну а що ФОП не веде? ФОП не веде військовий облік; ФОП не формує на свої працівників особові справи; ФОП не складає номенклатури справ; так само ФОП не подає звіти до органів статистики; ну і ФОП не дотримується трудової квоти, про яку йдеться у ст. 14 Закону про зайнятість.

BUHSOFT INFO